Dokumen hukum
Kebijakan Privasi
- Data siswa, guru, dan orang tua adalah milik sekolah. Kami hanya mengolahnya untuk layanan absensi atas perintah sekolah.
- Kami tidak menjual data, tidak memakai data anak untuk iklan, dan tidak menyimpan data biometrik (sidik jari atau wajah).
- Data tiap sekolah terpisah dan hanya bisa diakses oleh akun yang berwenang.
- Sekolah bisa melihat dan mengekspor datanya kapan saja.
1. Tentang kebijakan ini
Kebijakan ini menjelaskan bagaimana Reka Kode Digital ("kami") selaku penyelenggara Presendika mengumpulkan, memakai, menyimpan, membagikan, dan melindungi data pribadi saat Anda memakai situs presendika.id, portal sekolah, web app, aplikasi Presendika, dan portal mitra. Kebijakan ini disusun dengan mengacu pada Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) beserta peraturan pelaksananya.
2. Peran sekolah dan Presendika
- Sekolah sebagai pengendali data. Untuk data siswa, guru, staf, orang tua, dan catatan kehadiran, sekolah yang menentukan tujuan dan cara pemrosesannya. Sekolah bertanggung jawab memastikan dasar hukum pemrosesan, termasuk memberi informasi kepada orang tua.
- Presendika sebagai pemroses data. Kami memproses data tersebut hanya atas perintah sekolah dan untuk menjalankan layanan absensi, tidak untuk tujuan lain.
- Presendika sebagai pengendali data untuk data akun admin sekolah, data tagihan dan pembayaran, data mitra affiliate, serta data pengunjung situs.
Permintaan terkait data siswa (misalnya koreksi atau penghapusan) sebaiknya diajukan ke sekolah terlebih dahulu. Kami akan membantu sekolah memenuhinya.
3. Data yang kami kumpulkan
| Kelompok | Data |
|---|---|
| Sekolah | Nama sekolah, NPSN, jenjang, alamat, kontak, logo, pengaturan jam sekolah, dan lokasi sekolah (bila absensi guru diaktifkan). |
| Siswa | Nama, NIS, NISN (opsional), jenis kelamin, kelas, tanggal lahir (opsional), dan nama serta nomor HP wali (opsional). |
| Kehadiran | Tanggal, status (hadir, terlambat, izin, sakit, alfa), jam masuk dan pulang, keterangan, serta riwayat koreksi beserta pengubahnya. Untuk absensi per mata pelajaran: kelas, mata pelajaran, jam pelajaran, guru pengajar, materi, dan siswa yang tidak hadir. |
| Guru dan staf | Nama, jabatan, NIP/NUPTK (opsional), nomor HP, email, dan catatan kehadiran guru. |
| Lokasi guru | Koordinat dan akurasi GPS hanya saat guru menekan absen, untuk menilai apakah absen dilakukan di area sekolah. Kami tidak melacak lokasi secara terus-menerus. |
| Akun pengguna | Nama, email, nomor HP, peran, kata sandi (disimpan dalam bentuk hash, tidak bisa dibaca), ID akun Google (bila masuk dengan Google), dan waktu login terakhir. |
| Perangkat | Token notifikasi (FCM) dan jenis perangkat, untuk mengirim notifikasi kehadiran. |
| Pengajuan izin | Jenis (izin/sakit), tanggal, alasan, foto surat izin atau keterangan dokter (opsional), pengaju, serta keputusan dan catatan wali kelas. |
| Tagihan | Invoice, nominal, bukti transfer yang diunggah sekolah, dan riwayat pembayaran. |
| Mitra affiliate | Nama, email, nomor HP, kota, data rekening bank, serta riwayat komisi dan pencairan. |
| Teknis | Alamat IP, jenis browser, dan catatan sistem (log) untuk keamanan dan perbaikan gangguan. |
Kami tidak mengumpulkan data biometrik seperti sidik jari atau wajah, dan tidak meminta foto selfie untuk absensi.
4. Tujuan dan dasar pemrosesan
- Menjalankan layanan absensi: mencatat kehadiran, menyusun rekap, dan menampilkan status anak kepada orang tuanya. Dasarnya adalah perjanjian layanan dengan sekolah dan kewenangan sekolah dalam penyelenggaraan pendidikan.
- Mengirim notifikasi kehadiran kepada orang tua yang telah menghubungkan akunnya dengan kode aktivasi dari sekolah.
- Mengelola akun, tagihan, dan pembayaran, berdasarkan pelaksanaan perjanjian.
- Menjalankan program mitra: mencatat sekolah rujukan, menghitung komisi, dan melakukan pencairan.
- Menjaga keamanan dan mencegah penyalahgunaan, berdasarkan kepentingan yang sah.
- Memenuhi kewajiban hukum, misalnya pencatatan transaksi dan perpajakan.
Kami tidak menjual data pribadi dan tidak memakai data siswa untuk iklan atau membuat profil pemasaran.
5. Data anak
Sebagian besar siswa adalah anak, sehingga datanya mendapat perlindungan khusus menurut UU PDP. Karena itu:
- Siswa tidak perlu memiliki akun atau HP. Data siswa dimasukkan dan dikelola oleh sekolah.
- Orang tua hanya bisa melihat data anaknya setelah memasukkan kode aktivasi dari sekolah. Satu siswa maksimal dihubungkan dengan dua akun orang tua, dan sekolah bisa mencabut akses tersebut kapan saja.
- Notifikasi di layar HP dibuat singkat, tanpa data yang tidak perlu.
- Mitra affiliate tidak pernah mendapat akses ke data siswa, guru, maupun orang tua.
- Sekolah bertanggung jawab memberi tahu orang tua tentang pemakaian Presendika dan memperoleh persetujuan bila diwajibkan peraturan.
6. Masuk dengan Google
Jika Anda memilih "Masuk dengan Google", kami hanya menerima nama, alamat email, dan ID akun Google Anda, untuk membuat atau mencocokkan akun Presendika. Kami tidak mengakses kontak, Gmail, Drive, atau data Google lain. Pemakaian data dari Google mengikuti Kebijakan Data Pengguna Layanan API Google, termasuk persyaratan Penggunaan Terbatas (Limited Use).
7. Pihak ketiga yang membantu kami
Kami memakai penyedia layanan berikut, masing-masing hanya menerima data yang diperlukan:
- Penyedia server dan penyimpanan untuk menyimpan data aplikasi.
- Google Firebase Cloud Messaging untuk mengirim notifikasi ke HP dan browser. Yang dikirim adalah token perangkat dan isi notifikasi.
- Google untuk fitur "Masuk dengan Google".
- Penyedia email untuk mengirim undangan akun dan email sistem.
- Bank untuk transfer pembayaran langganan dan pencairan komisi mitra.
Kami juga dapat mengungkapkan data bila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan atau perintah aparat penegak hukum yang sah.
8. Masa penyimpanan
| Data | Lama disimpan |
|---|---|
| Absensi per pelajaran dan jurnal mengajar | Selama sekolah berlangganan, mengikuti ketentuan absensi harian. |
| Absensi harian | Selama sekolah berlangganan. Data lebih dari dua tahun ajaran dapat dipindahkan ke arsip yang tetap bisa diminta sekolah. |
| Rekap bulanan dan riwayat koreksi | Selama sekolah berlangganan. |
| Foto surat izin/dokter | 180 hari setelah tanggal izin berakhir, lalu dihapus otomatis. Data pengajuannya tetap tersimpan sebagai riwayat. |
| Bukti transfer dan invoice | Sesuai kewajiban pencatatan keuangan dan perpajakan. |
| Token notifikasi | Sampai Anda keluar, mematikan notifikasi, atau token tidak berlaku lagi. |
| Setelah sekolah berhenti berlangganan | Data tetap bisa dilihat dan diekspor selama masa yang diinformasikan, lalu dihapus atau dianonimkan atas permintaan sekolah atau sesuai ketentuan yang berlaku. |
9. Keamanan data
- Data tiap sekolah dipisahkan, dan setiap akses diperiksa berdasarkan sekolah dan peran pengguna.
- Kata sandi disimpan dalam bentuk hash, dan kata sandi email sistem disimpan terenkripsi.
- Kode QR kartu siswa ditandatangani secara digital sehingga tidak bisa dipalsukan, dan kartu yang hilang bisa dinonaktifkan.
- Koneksi ke layanan memakai HTTPS. Bukti transfer disimpan di penyimpanan privat.
- Perubahan absensi secara manual tercatat beserta pengubah dan waktunya.
Tidak ada sistem yang sepenuhnya bebas risiko. Jagalah kerahasiaan kata sandi dan kode aktivasi Anda.
11. Hak Anda
Sesuai UU PDP, Anda berhak untuk:
- mendapat informasi tentang pemrosesan data Anda;
- mengakses dan memperoleh salinan data Anda;
- memperbaiki data yang tidak akurat;
- meminta penghapusan atau pembatasan pemrosesan, sesuai ketentuan;
- menarik persetujuan, bila pemrosesan didasarkan pada persetujuan;
- mengajukan keberatan dan menggugat pelanggaran sesuai peraturan.
Untuk data siswa dan kehadiran, ajukan permintaan melalui sekolah. Untuk data akun, tagihan, atau mitra, hubungi kami melalui kontak di bawah. Kami akan menanggapi dalam jangka waktu yang ditentukan peraturan.
12. Kegagalan pelindungan data
Bila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, kami akan segera memberi tahu sekolah terkait dan pihak yang diwajibkan peraturan, menjelaskan data yang terdampak, serta langkah penanganan dan pemulihannya, dalam jangka waktu yang diatur UU PDP.
13. Perubahan kebijakan
Kebijakan ini dapat diperbarui. Perubahan penting akan kami informasikan melalui portal atau email sebelum berlaku. Tanggal berlaku terbaru selalu tercantum di bagian atas halaman ini.
14. Kontak
Pertanyaan atau permintaan terkait data pribadi dapat disampaikan ke:
- Penyelenggara: Reka Kode Digital, Jl Muh Jufri 3 No 32, Makassar, Sulawesi Selatan, 90215
- Email: presendika@gmail.com
- WhatsApp: 081216198880
- Situs: presendika.id